Zakupy, sprzedaż, magazyny – czy to wszystko można mieć jednocześnie w jednym w miejscu, a zarazem w wielu? Tym jednym miejscem może być monitor komputera, a właściwie centralna baza danych oprogramowania przeznaczonego dla sieci gastronomicznych.

Oprogramowanie do zarządzania siecią lokali gastronomicznych to kolejny aspekt komputeryzacji w gastronomii poruszany na łamach „Restauratora”. To także następne pole, na którym nie sposób zastąpić dobrego oprogramowania ludzką pracą. Proste i pewne panowanie nad dziesiątkami lokali, setkami różnych produktów w magazynach, tysiącami faktur – to tylko niektóre zalety informatyzacji gastronomii sieciowej.

Kiedy wprowadzać?
Na pytanie o sensowność zakupu oprogramowania do zarządzania siecią lokali jego producenci odpowiadają zgodnie: zawsze warto. Nawet jeśli nasza sieć to tylko... dwa lokale.
– Gdybym ja był restauratorem, to nie zastanawiałbym się nad wprowadzeniem oprogramowania: nawet, gdybym miał tylko dwa lokale – uważa Piotr Żychski, prezes zarządu firmy Softech. – Jeśli zakładamy, że w ogóle chcemy używać komputerów, to koszt rozwiązania sieciowego jest stosunkowo niewielki.
– Jeśli chce się mieć wszystko pod kontrolą, to raczej niemożliwe jest prowadzenie sieci bez pomocy specjalnego oprogramowania – twierdzi Agnieszka Zawadzka z firmy GiP. – A im większa sieć, tym bardziej takie oprogramowanie okazuje się niezbędne.

Baza to podstawa
Sercem oprogramowania sieciowego jest to, czym żyje i z czego żyje gastronomia: baza danych zawierająca dane o produktach. Zawiera informacje o cenach i ilościach zakupu i sprzedaży podstawowych surowców, a często także całe receptury.
– Podstawą działania oprogramowania jest jednolita, identyczna dla wszystkich lokali baza towarowa – podkreśla Piotr Żychski. – Jeżeli na przykład towar o numerze 100 to marchewka, to musi tak być w każdym lokalu. Jeśli w jednej z restauracji pod tym samym numerem byłby schab, to w centrali odczytamy ilość albo obroty „marchewko-schabu”, co jest zupełnym absurdem, który nie mówi ani nic konkretnego, ani prawdziwego.
Przygotowanie sieci do wdrożenia systemu polega między innemu na opracowaniu takiej spójnej bazy. Jest to potężne i bardzo ważne zadanie, o czym – jak twierdzą producenci – wielu klientów zdaje się nie wiedzieć. Dzięki takiej bazie będzie wiadomo, co sprzedajemy, jaką ma to recepturę, za ile to sprzedajemy oraz za ile i od kogo kupiliśmy. W przypadku większego przedsiębiorstwa specjalnie do jej prowadzenia konieczne będzie zatrudnienie oddzielnego człowieka.

Lista korzyści
Wprowadzenie systemu komputerowego jako narzędzia pracy pozwala na zebranie wszelkich danych w jednym miejscu. Pełna baza danych to jeszcze za mało, by mówić o korzyściach. Potęga oprogramowania ujawnia się przy tworzeniu całej gamy najróżniejszych raportów, zestawień, wykresów i tym podobnych opracowań. Jednak nawet wtedy do sukcesu potrzebny jest jeszcze jeden czynnik: człowiek, który potrafi dane analizować, wyciąga wnioski i podejmuje konkretne działania. Za przykład niech posłuży zróżnicowanie cen surowca. Program przyjmie każdą liczbę. Jeśli do jednej z restauracji kupuje się schab po 12 złotych za kilo, a do drugiej po 20 zł, to w raporcie pokazana zostanie cena zakupu uśredniona albo np. minimalna i maksymalna. W centrali powinna pracować osoba, która przyjrzy się temu faktowi i zadecyduje, czy to jest w porządku, czy raczej trzeba interweniować i wyjaśnić sprawę lub podjąć bardziej stanowcze środki. Jak twierdzi Piotr Żychski z Softechu, systemy informatyczne radykalnie rozszerzają możliwości kontroli:
– Po wprowadzeniu naszego oprogramowania w niektórych sieciach kilka osób straciło pracę, bo okazało się, że – delikatnie mówiąc – podejmowali niezbyt słuszne decyzje...
Nie sposób zapomnieć o zaletach oprogramowania w codziennej pracy sieci sprzedaży. Dla przykładu POSitive Hospitality Restaurants Management Center pozwala między innymi na definiowanie cen, promocji czy optymalnego stanu towarowego. Umożliwia centralną koordynację obrotu towarem poprzez nadzorowanie obiegu dokumentów elektronicznych, od dokumentów zakupów i dostaw od kontrahentów, aż po dokumenty związane ze sprzedażą. Poza tym w prosty sposób dostarcza kierownictwu narzędzi pracy w postaci zawsze aktualnych raportów dotyczących prowadzonej działalności.

Za i przeciw
Wdrożenie systemu centralnego zarządzania tylko w rzadkich i nietypowych przypadkach wiąże się z jakimikolwiek problemami i dodatkowymi wydatkami. Za to przynosi firmie wiele ułatwień.
– Zarządzanie centralne siecią lokali daje nam szerokie pole manewru – mówi Agnieszka Zawadzka z GiP. – Z centrali, poprzez zdalny dostęp, mamy bezpośredni wgląd do tego, co się dzieje w lokalu, możemy więc odpowiednio reagować: zmieniać cenniki gdy jest taka potrzeba, nadawać lub odbierać uprawnienia odpowiednim pracownikom itp. a wszystko to bez wizyty w lokalu. Z kolei każdego dnia z lokali do centrali spływają dane o sprzedaży dając nam szczegółowy raport o sytuacji finansowej lokalu. (...)

Pełny tekst można przeczytać w 11/2008 numerze Restauratora

Tekst: Maciej Wnuk
Fot. Shutterstock, Monika Filipiuk